In Phiếu Xuất Nhập Kho Đà Nẵng Theo Mẫu | Phiếu Xuất Kho 2026
Doanh nghiệp có hàng hóa nhập vào rồi xuất ra mỗi ngày thường không chỉ cần một mẫu phiếu duy nhất. Khi số lượng hàng tăng lên, kho có nhiều mã hàng, nhiều người giao nhận thì việc ghi chép rõ ràng càng quan trọng.
Phiếu nhập kho dùng để ghi nhận hàng đưa vào kho. Phiếu xuất kho được sử dụng khi hàng được đưa ra khỏi kho để giao khách, chuyển sang bộ phận khác hoặc xuất cho một mục đích cụ thể.
Vì vậy, khi in phiếu xuất nhập kho Đà Nẵng, doanh nghiệp có thể lựa chọn in chung một mẫu hoặc tách thành từng loại phiếu riêng. Cách nào phù hợp còn tùy vào quy mô kho, số lượng giao dịch và cách quản lý hàng hóa của từng đơn vị.
Phiếu xuất nhập kho dùng để làm gì?
Hiểu đơn giản, đây là nhóm biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận quá trình hàng hóa đi vào và đi ra khỏi kho.
Ví dụ một công ty kinh doanh vật liệu xây dựng có thể phát sinh:
- Nhập hàng từ nhà cung cấp.
- Nhập hàng trả lại từ khách.
- Nhập thành phẩm sau sản xuất.
- Xuất hàng giao cho khách.
- Xuất hàng chuyển sang chi nhánh.
- Xuất hàng dùng nội bộ.
- Xuất vật tư cho bộ phận sản xuất.
Mỗi lần phát sinh, kho cần có thông tin để đối chiếu sau này.
Một phiếu được thiết kế rõ ràng sẽ giúp người lập phiếu ghi nhanh hơn, thủ kho dễ kiểm tra số lượng và kế toán có cơ sở để đối chiếu với chứng từ, sổ sách hoặc phần mềm quản lý.
Đặc biệt với những kho có nhiều mã hàng, việc ghi đầy đủ mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và số lượng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều so với một mẫu phiếu quá đơn giản.
Có nên dùng riêng phiếu nhập và phiếu xuất?
Đây là câu hỏi khá nhiều doanh nghiệp gặp khi đặt in.
Về cách sử dụng thực tế, doanh nghiệp có thể dùng phiếu nhập kho riêng và phiếu xuất kho riêng. Đây thường là cách dễ quản lý khi kho phát sinh nhiều giao dịch.
Phiếu nhập tập trung vào hàng hóa đưa vào kho. Phiếu xuất tập trung vào hàng hóa đưa ra khỏi kho.
Khi tách riêng, nhân viên kho nhìn vào số phiếu cũng dễ nhận biết loại nghiệp vụ đang thực hiện.
Chẳng hạn:
- NK001, NK002, NK003... dùng cho phiếu nhập.
- XK001, XK002, XK003... dùng cho phiếu xuất.
Cách đặt số như vậy giúp việc tìm lại chứng từ sau này thuận tiện hơn.
Khi nào có thể dùng một mẫu chung?
Với cửa hàng nhỏ hoặc kho có ít giao dịch, doanh nghiệp có thể thiết kế một bộ biểu mẫu chung mang tên Phiếu Xuất Nhập Kho, trong đó người lập phiếu đánh dấu loại nghiệp vụ là nhập hoặc xuất.
Cách này có ưu điểm là mẫu in đơn giản, số lượng biểu mẫu cần quản lý ít hơn.
Tuy nhiên, nếu kho phát sinh hàng chục hoặc hàng trăm phiếu mỗi tháng thì việc tách riêng hai loại thường dễ theo dõi hơn.
Nói thiệt, lúc kho còn nhỏ thì dùng chung có thể thấy tiện. Nhưng khi lượng hàng tăng, nhiều người cùng làm thì tách riêng phiếu nhập và phiếu xuất thường dễ kiểm soát hơn.
Khi nào nên đóng phiếu nhập và phiếu xuất thành từng quyển riêng?
Nếu doanh nghiệp có kho hoạt động thường xuyên, nên cân nhắc đóng thành hai quyển:
Quyển 1: Phiếu nhập kho
Dùng riêng cho các giao dịch hàng hóa nhập vào kho.
Quyển 2: Phiếu xuất kho
Dùng cho các giao dịch hàng hóa xuất khỏi kho.
Ví dụ một doanh nghiệp phân phối có mỗi ngày phát sinh nhiều đơn hàng. Nếu tất cả phiếu nhập và phiếu xuất dùng chung một quyển, số phiếu sẽ chạy liên tục và khi cần tìm chứng từ cũ có thể mất thời gian.
Tách thành từng quyển sẽ dễ quản lý hơn:
- Quyển phiếu nhập có hệ thống số riêng.
- Quyển phiếu xuất có hệ thống số riêng.
- Dễ bàn giao cho nhân viên kho.
- Dễ kiểm tra chứng từ cuối ngày.
- Dễ đối chiếu khi kế toán cần.
- Dễ lưu trữ theo từng nhóm nghiệp vụ.
Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải in hai quyển. Việc chọn cách nào nên dựa trên số lượng giao dịch và quy trình quản lý thực tế.
Các cột thông tin cần có trên phiếu xuất nhập kho
Phần quan trọng nhất của mẫu phiếu nằm ở bảng danh sách hàng hóa.
Một mẫu thông dụng có thể gồm:
|
STT
|
Mã hàng
|
Tên hàng
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Đơn giá
|
Thành tiền
|
Ghi chú
|
|
1
|
HH001
|
Sản phẩm A
|
Cái
|
20
|
...
|
...
|
...
|
|
2
|
HH002
|
Sản phẩm B
|
Thùng
|
10
|
...
|
...
|
...
|
Không nhất thiết mẫu nào cũng phải có đầy đủ tất cả các cột trên.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần theo dõi số lượng nhập – xuất thì có thể bỏ cột đơn giá và thành tiền.
Ngược lại, nếu phiếu được sử dụng để đối chiếu giá trị hàng hóa, có thể giữ lại hai cột này.
Mã hàng
Mã hàng giúp phân biệt các sản phẩm có tên gần giống nhau.
Ví dụ:
Kho có vài chục mã hàng thì mã hàng khá hữu ích. Kho càng nhiều sản phẩm, cột này càng nên được bố trí rõ ràng.
Không nên thiết kế cột mã hàng quá nhỏ khiến nhân viên khó ghi hoặc khó đọc khi kiểm tra lại.
Tên hàng
Tên hàng cần đủ rộng để ghi đúng tên sản phẩm.
Đây là phần dễ bị thiếu diện tích khi thiết kế mẫu.
Nếu doanh nghiệp có tên hàng dài, nên ưu tiên chiều rộng cho cột này thay vì chia đều tất cả các cột.
Đơn vị tính
Đơn vị tính có thể là:
- Cái
- Bộ
- Hộp
- Thùng
- Kg
- Mét
- Cuộn
- Bao
- Chai
- Tấm
Tùy ngành hàng mà mẫu phiếu có thể được điều chỉnh cho phù hợp.
Số lượng
Đây là cột quan trọng của phiếu kho.
Cần bố trí đủ rộng để ghi số lượng rõ ràng, đặc biệt với doanh nghiệp thường xuất nhập số lượng lớn.
Nếu hàng hóa có nhiều quy cách, có thể bổ sung cột quy cách hoặc ghi chú riêng.
Người giao, người nhận cần thể hiện thế nào?
Ngoài bảng hàng hóa, phần cuối phiếu thường cần có khu vực ký xác nhận.
Tùy quy trình của doanh nghiệp có thể bố trí:
- Người lập phiếu.
- Người giao hàng.
- Người nhận hàng.
- Thủ kho.
- Kế toán.
- Người có trách nhiệm phê duyệt nếu doanh nghiệp có quy trình riêng.
Không phải phiếu nào cũng cần tất cả các vị trí trên.
Điều quan trọng là mẫu in phải phù hợp với quy trình thực tế.
Ví dụ phiếu xuất hàng cho khách có thể cần người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng.
Phiếu nhập từ nhà cung cấp có thể cần người giao hàng, người nhận hàng và thủ kho.
Nếu thiết kế quá nhiều ô ký nhưng thực tế không sử dụng, mẫu sẽ trở nên rối và chiếm diện tích.
Vai trò của thủ kho và kế toán trên phiếu
Thủ kho là người trực tiếp kiểm tra và quản lý hàng hóa tại kho. Vì vậy, vị trí ký của thủ kho thường cần được bố trí dễ nhìn.
Khi nhận hoặc xuất hàng, thủ kho có thể đối chiếu thông tin trên phiếu với số lượng hàng thực tế.
Kế toán có thể tham gia kiểm tra, đối chiếu chứng từ tùy theo quy trình của doanh nghiệp.
Với những công ty có bộ phận kho và kế toán tách biệt, việc thiết kế riêng khu vực ký xác nhận sẽ giúp chứng từ dễ theo dõi hơn.
Doanh nghiệp nên xác định trước ai là người ký trước khi gửi mẫu đi in. Chỗ ký không nên làm quá nhỏ.
Phiếu xuất nhập kho nên in mấy liên?
Tùy cách sử dụng, có thể lựa chọn 1 liên, 2 liên hoặc 3 liên.
Phiếu 1 liên
Phù hợp với trường hợp doanh nghiệp chỉ cần một bản để lưu tại kho hoặc sử dụng nội bộ.
Ưu điểm là chi phí in thấp và mẫu đơn giản.
Phiếu 2 liên
Hai liên thường thuận tiện khi cần một bản cho bộ phận kho và một bản chuyển cho bộ phận khác.
Ví dụ:
- Một liên lưu tại kho.
- Một liên chuyển cho kế toán hoặc bộ phận liên quan.
Hai liên cũng phù hợp với doanh nghiệp muốn người lập phiếu ghi một lần nhưng có nhiều bản để lưu chuyển.
Phiếu 3 liên
Phù hợp với doanh nghiệp có quy trình nhiều bộ phận cùng sử dụng chứng từ.
Có thể bố trí các liên cho:
- Kho.
- Kế toán.
- Người giao hoặc người nhận.
Cách phân bổ cụ thể tùy quy trình của từng doanh nghiệp.
Nên dùng giấy gì để in phiếu xuất nhập kho?
Nếu chỉ in một liên, giấy offset thông thường có thể đáp ứng nhu cầu.
Nếu cần nhiều liên, doanh nghiệp có thể cân nhắc giấy carbonless, thường còn gọi là giấy tự than.
Loại giấy này cho phép nội dung được truyền sang các liên phía dưới khi viết trên liên đầu.
Đây là lựa chọn khá tiện với phiếu kho vì nhân viên không phải viết lại cùng một nội dung nhiều lần.
Tùy số liên mà bộ giấy có thể được phối thành 2 hoặc 3 lớp.
Nếu doanh nghiệp cần phiếu 3 liên, nên trao đổi rõ với đơn vị in về thứ tự màu và cách phân liên để khi sử dụng không bị nhầm.
Kích thước phiếu xuất nhập kho
Hai kích thước thường dễ sử dụng là A5 và A4.
Phiếu A5
A5 phù hợp với mẫu có số lượng cột vừa phải.
Ưu điểm:
- Gọn.
- Dễ cầm.
- Dễ đóng thành quyển.
- Phù hợp với kho có ít mã hàng trên mỗi phiếu.
Nếu mẫu chỉ có các cột mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và số lượng thì A5 có thể khá thuận tiện.
Phiếu A4
A4 phù hợp với doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn.
Ví dụ:
- Mã hàng.
- Tên hàng.
- Quy cách.
- Đơn vị tính.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Ghi chú.
Nếu có nhiều cột mà vẫn cố ép vào A5, chữ sẽ nhỏ và bảng khó sử dụng.
Vì vậy, nên thiết kế theo số lượng thông tin thực tế thay vì chọn kích thước chỉ dựa trên giá in.
Có nên in sẵn logo và thông tin doanh nghiệp?
Có.
Phần đầu phiếu có thể in sẵn:
Tên doanh nghiệp
Địa chỉ
Số điện thoại
Mã số thuế nếu doanh nghiệp có nhu cầu thể hiện
Logo
Tên biểu mẫu, chẳng hạn:
PHIẾU NHẬP KHO
hoặc
PHIẾU XUẤT KHO
Thông tin được in sẵn giúp nhân viên không phải viết lại mỗi lần sử dụng.
Đồng thời, phiếu nhìn cũng thống nhất hơn khi lưu trữ.
Với doanh nghiệp có nhiều kho, có thể bổ sung thêm vị trí kho hoặc tên kho trên mẫu.
Cách đánh số phiếu xuất nhập kho
Đánh số là phần nên thống nhất ngay từ đầu.
Nếu tách riêng hai loại phiếu, có thể sử dụng hệ thống như:
Phiếu nhập:
Phiếu xuất:
Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng cách đánh số riêng theo năm, tháng hoặc kho nếu hệ thống quản lý nội bộ cần.
Ví dụ:
- NK-2026-001
- NK-2026-002
- XK-2026-001
- XK-2026-002
Không nhất thiết phải sử dụng đúng một cách đánh số cho mọi doanh nghiệp. Quan trọng là cách đánh số phải thống nhất và dễ tra cứu.
Nếu đã chọn đánh số riêng cho phiếu nhập và phiếu xuất thì nên duy trì xuyên suốt quyển.
Có nên đóng thành quyển phiếu xuất nhập kho?
Với doanh nghiệp sử dụng thường xuyên, đóng quyển khá tiện.
Một quyển có thể được thiết kế:
Tùy nhu cầu sử dụng.
Nếu phiếu có 2 hoặc 3 liên, số lượng “bộ” cần được hiểu là số lần lập phiếu, không phải số tờ đơn lẻ.
Ví dụ quyển 50 bộ phiếu 2 liên sẽ có đủ giấy cho 50 lần lập phiếu, mỗi lần gồm 2 liên.
Doanh nghiệp nên ước tính lượng phiếu sử dụng trong vài tháng để tránh in quá nhiều nhưng cũng không nên để kho hết phiếu giữa chừng.
Khi nào nên in riêng từng quyển?
Có thể tách thành:
Quyển phiếu nhập kho
Dùng cho toàn bộ nghiệp vụ nhập hàng.
Quyển phiếu xuất kho
Dùng cho nghiệp vụ xuất hàng.
Cách này phù hợp với:
- Kho hàng lớn.
- Doanh nghiệp phân phối.
- Công ty sản xuất.
- Nhà bán buôn.
- Đơn vị có nhiều nhân viên kho.
- Doanh nghiệp phát sinh nhiều phiếu mỗi ngày.
Ngược lại, cửa hàng nhỏ có lượng hàng ít có thể không cần tách quá nhiều loại biểu mẫu.
Một số lỗi thường gặp khi thiết kế phiếu
Làm phiếu kho nhìn đơn giản nhưng khi sử dụng thực tế mới thấy nhiều vấn đề.
Cột tên hàng quá nhỏ
Tên sản phẩm dài nhưng ô ghi quá hẹp sẽ khiến nhân viên phải viết chen hoặc viết tắt.
Không có mã hàng
Nếu kho có nhiều sản phẩm gần giống nhau, thiếu mã hàng sẽ khó đối chiếu.
Thiếu chỗ ghi số lượng
Đây là thông tin quan trọng nhưng đôi khi lại bị thu nhỏ để dành diện tích cho những phần ít sử dụng.
Quá nhiều ô ký
Có mẫu đưa quá nhiều chức danh vào cuối phiếu khiến phần ký rất chật.
Không có số phiếu
Không đánh số sẽ khó tìm lại chứng từ khi cần.
Không thống nhất cách đánh số
Quyển trước dùng NK001, quyển sau lại bắt đầu từ NK001 có thể gây nhầm nếu không có quy định quản lý riêng.
Chọn kích thước quá nhỏ
Nhiều cột nhưng vẫn cố in A5 sẽ khiến chữ và ô ghi chép bị nhỏ.
Đây là lý do nên đưa mẫu thực tế cho đơn vị in xem trước khi chốt.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đặt in?
Trước khi in phiếu xuất nhập kho tại Đà Nẵng, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Tên doanh nghiệp.
- Logo.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
- Tên mẫu phiếu.
- Các cột cần sử dụng.
- Số liên.
- Kích thước.
- Số lượng quyển.
- Cách đánh số.
- Các vị trí ký.
- Thông tin kho nếu cần.
Nếu đã có mẫu đang sử dụng, có thể gửi file Word, Excel, PDF hoặc hình ảnh mẫu cũ để dựa vào đó thiết kế lại.
Trường hợp chưa có mẫu, chỉ cần cung cấp cách quản lý kho và các thông tin cần ghi. Mẫu có thể được bố trí lại cho phù hợp với thực tế sử dụng.
In phiếu xuất nhập kho số lượng ít có được không?
Có.
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần in hàng nghìn phiếu.
Công ty mới thành lập, cửa hàng mới mở hoặc kho nhỏ có thể bắt đầu với số lượng vừa phải.
Khi đặt in, nên tính lượng sử dụng thực tế thay vì in quá nhiều chỉ vì muốn giảm đơn giá.
Với phiếu có đánh số sẵn, doanh nghiệp cũng nên xác định rõ khoảng số muốn sử dụng trước khi in.
Ví dụ quyển đầu:
NK001 – NK050
Quyển tiếp theo:
NK051 – NK100
Cách này giúp quá trình quản lý liên tục và dễ kiểm tra.
Giá in phiếu xuất nhập kho phụ thuộc vào những gì?
Chi phí in không chỉ phụ thuộc vào số quyển.
Một số yếu tố ảnh hưởng gồm:
- Số lượng phiếu.
- Số liên.
- Kích thước A5 hoặc A4.
- Loại giấy.
- In một mặt hay yêu cầu khác.
- In logo và thông tin doanh nghiệp.
- Đánh số sẵn.
- Đóng quyển.
- Có bìa hay không.
- Yêu cầu thiết kế riêng.
Phiếu 1 liên trên giấy thường sẽ khác chi phí so với phiếu 2 hoặc 3 liên sử dụng giấy carbonless.
Do đó, khi hỏi giá nên gửi mẫu hoặc mô tả tương đối đầy đủ để báo giá sát với nhu cầu.
Quy trình đặt in phiếu xuất nhập kho tại Đà Nẵng
Quy trình có thể thực hiện khá đơn giản:
Bước 1: Gửi mẫu
Gửi file mẫu hoặc hình ảnh phiếu đang sử dụng.
Bước 2: Xác định nội dung
Chốt các cột như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, người giao, người nhận, thủ kho, kế toán.
Bước 3: Chọn số liên
Xác định 1, 2 hay 3 liên.
Bước 4: Chọn kích thước và giấy
A5, A4 hoặc kích thước riêng; giấy thường hoặc giấy carbonless.
Bước 5: Chốt cách đánh số
Ví dụ NK001 hoặc XK001 và khoảng số cần in.
Bước 6: Duyệt mẫu
Kiểm tra tên doanh nghiệp, logo, số điện thoại, bảng cột và vị trí chữ ký.
Bước 7: In và đóng quyển
Sau khi mẫu được xác nhận, phiếu được in, phân liên, đánh số và đóng thành quyển theo yêu cầu.
Nên chọn mẫu phiếu xuất nhập kho như thế nào?
Không nên chọn mẫu chỉ vì nhìn đẹp.
Với biểu mẫu kho, yếu tố quan trọng hơn là dễ ghi, dễ kiểm tra và dễ lưu.
Nếu kho ít mã hàng, có thể dùng mẫu đơn giản.
Nếu kho có nhiều sản phẩm, nên ưu tiên phần bảng hàng hóa.
Nếu doanh nghiệp có nhiều bộ phận cùng sử dụng chứng từ, có thể chọn 2 hoặc 3 liên.
Nếu mỗi ngày phát sinh nhiều phiếu, nên tách riêng phiếu nhập và phiếu xuất, đồng thời đánh số riêng để dễ quản lý.
Làm thực tế mới thấy, một mẫu phiếu tốt không cần quá cầu kỳ. Chỉ cần nhân viên nhìn vào biết ghi chỗ nào, thủ kho kiểm tra được gì và kế toán nhận lại chứng từ không phải hỏi thêm là đã thuận tiện hơn rất nhiều.
FAQ – Câu hỏi thường gặp khi in phiếu xuất nhập kho
Phiếu xuất nhập kho nên in A5 hay A4?
A5 phù hợp với mẫu ít cột và cần sự gọn nhẹ. A4 phù hợp với mẫu có nhiều cột như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú.
Có nên in phiếu nhập và phiếu xuất thành hai quyển?
Nếu doanh nghiệp có kho lớn hoặc phát sinh nhiều giao dịch, tách thành hai quyển thường dễ quản lý hơn. Kho nhỏ có thể sử dụng một hệ thống biểu mẫu chung nếu phù hợp với quy trình nội bộ.
Phiếu xuất nhập kho nên in mấy liên?
Có thể in 1, 2 hoặc 3 liên. Số liên phụ thuộc vào số bộ phận cần giữ hoặc nhận chứng từ.
Phiếu 2 liên có nên dùng giấy carbonless?
Có thể. Giấy carbonless phù hợp khi cần tạo nhiều liên cùng nội dung mà không phải viết lại từng bản.
Có thể đánh số sẵn phiếu không?
Có. Doanh nghiệp có thể yêu cầu đánh số theo thứ tự như NK001, NK002 hoặc XK001, XK002 tùy cách quản lý.
Có thể in logo công ty trên phiếu kho không?
Có. Logo, tên doanh nghiệp, địa chỉ và các thông tin cần thiết có thể được thiết kế sẵn ở phần đầu phiếu.
Doanh nghiệp mới có nên in nhiều quyển không?
Không nhất thiết. Nên dựa vào lượng giao dịch thực tế để chọn số lượng phù hợp, sau đó có thể in bổ sung khi sử dụng gần hết.
Đặt in phiếu xuất nhập kho tại Đà Nẵng
Nếu doanh nghiệp đang cần in phiếu xuất nhập kho Đà Nẵng, nên chuẩn bị sẵn mẫu hoặc các thông tin cần ghi trên phiếu để việc thiết kế nhanh hơn.
Có thể lựa chọn phiếu nhập và phiếu xuất riêng hoặc thiết kế thành bộ biểu mẫu thống nhất cho kho. Tùy số lượng hàng hóa, doanh nghiệp có thể chọn A5 hoặc A4, giấy thường hoặc giấy carbonless, 1, 2 hoặc 3 liên và đóng thành từng quyển.
Quan trọng nhất vẫn là mẫu phiếu phải phù hợp với cách làm việc thực tế của kho: ghi dễ, kiểm tra dễ, ký xác nhận rõ và lưu lại thuận tiện.
Nếu kho của doanh nghiệp đang sử dụng một mẫu cũ nhưng khó ghi, thiếu cột mã hàng, thiếu chỗ ký hoặc khó theo dõi số phiếu, đây cũng là lúc nên thiết kế lại trước khi đặt in số lượng lớn.
